Monitoring faktur to bowiem skuteczny sposób na zachowanie płynności finansowej i zdolności inwestycyjnej. Na czym jednak polega? Czy to pojęcie jest tożsame z windykacją? Czy taka forma nacisku nie okaże się odstraszająca dla kontrahentów? Kiedy warto zlecić taką usługę i na jaki koszt należy się przygotować? Na te pytania odpowiadamy poniżej.

Utrata płynności finansowej w największej mierze zależy od terminowego spłacania faktur przez kontrahentów. Jak tego uniknąć?

Statystyki pokazują, że umieszczenie pieczęci prewencyjnej na fakturze czy wezwaniu do zapłaty może przyspieszyć spłatę zobowiązania nawet o ponad 30 procent. Ta umieszczana na dokumentach informacja o monitorowaniu należności przez daną firmę stanowi dla kontrahentów i wierzycieli ważny sygnał – mówiący, że dopilnowanie terminu jej spłaty jest dla nas priorytetem. W czasie kryzysu okazuje to jeszcze ważniejsze niż dawniej.

Na czym polega? Jak poprawia płynność finansową?

Monitoring faktur to usługa polegająca na stałej kontroli terminu płatności zobowiązań związanych z wystawionymi fakturami VAT. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje też najwyższą możliwą kontrolę nad finansami swojej firmy. Zazwyczaj cały proces składa się z:

• wystawienia pieczęci prewencyjnej – dzięki niej kontrahent od początku wie, że należność jest monitorowana, co w wielu przypadkach działa dyscyplinująco. Zwykle odpowiada za to program z dostępem do bazy należności;
• kontrolowania terminów należności – pozwala na szybkie wykrycie zagrożenia dla płynności finansowej firmy i jego bezzwłoczną likwidację (lub przynajmniej znaczące ograniczenie);
• przesyłania powiadomień o zbliżającym się terminie – telefonicznie, mailowo, SMS-owo lub drogą pocztową.

Monitoring faktur wiąże się dla firmy z wieloma zaletami. Poza poprawą płynności, do najważniejszych zaliczyć należy na pewno:

• zyskanie kontroli na płatnościami;
• budowę dyscypliny wśród kontrahentów;
• budowę wizerunku profesjonalnie działającej firmy;
• redukcja kosztów pochłanianych przez obsługę niespłaconych należności;
• likwidacja problemów związanych z istnieniem zatorami płatniczymi.

Monitoring faktur a windykacja. Czym różnią się od siebie obie usługi?

Wielu przedsiębiorców kojarzy monitoring faktur z windykacją. Chociaż takie skojarzenia są w pewien sposób uprawnione, to oba pojęcia nie są ze sobą tożsame. Monitoring to działanie prewencyjne, które ma na celu ograniczenie sytuacji, w których niezbędna byłaby pomoc windykatorów. Różnice między tymi procedurami widać między innymi w:

• modelu komunikacji – powiadomienia przesyłane w ramach monitoringu faktur są napisane w uprzejmym tonie, który staje się coraz ostrzejszy w miarę zbliżania się terminu zapłaty. Nie ma tu jednak mowy o mocnym, stanowczym stylu znanym z wiadomości przesyłanych przez windykatorów.
• sposobie działania – monitoring faktur często jest wykonywany automatycznie przez odpowiedni program. Za windykację odpowiada zaś sztab specjalistów (windykatorzy terenowi i biurowi, analitycy oraz prawnicy).

Monitoring faktur-czy działa odstraszająca na kontrahentów?

Wielu przedsiębiorców zwleka z wdrożeniem monitoringu faktur w swojej firmie w obawie przed odstraszeniem klientów przed dalszą współpracą. Takie wątpliwości okazują się się jednak całkowicie nieuzasadnione. Ze względu na wspomniany już „miękki” charakter wiadomości, budzą one raczej pozytywne odczucia i pozwalają zbudować wizerunek profesjonalnego, dobrze zorganizowanego przedsiębiorstwa. Warto też pamiętać, że opóźnienia w opłaceniu faktury zwykle nie wynikają ze złej woli. Częściej są wynikiem natłoku pracy lub nieprawidłowej organizacji, a przypomnienie pozwala naszym partnerom ich uniknąć.

Kiedy się na niego zdecydować? Ile kosztuje?

Monitoring faktur to rozwiązanie dobre dla każdej firmy, bez względu na ilość faktur oraz ich wartość. Szczególnie niezbędny okaże się w przypadku przedsiębiorstw wystawiających faktury z opóźnionym terminem spłaty. Ilość powodów do skorzystania z takiej usługi rośnie oczywiście wraz z liczbą kontrahentów. Koszty? To wypadkowa wielu czynników. Przy jego obliczaniu, należy wziąć pod uwagę między innymi wielkość firmy, jej obroty oraz liczbę kontrahentów. Zawsze jednak warto potraktować je jako inwestycję w płynność finansową firmy i bezproblemowe zarządzanie należnościami.